Алексей Максимачёв, член Правления SPb CIO Club: Помни всё

Пообещав написать статью в этот журнал, я поехал в отпуск. Конечно же, на отдыхе не хочется думать об информационных технологиях и тем более о тех идеях и нововведениях, которые когда-то были внедрены.

У каждого человека, в том числе и у меня, ноу-хау различных масштабов и направлений много. Но в основном в голову приходят какие-то узкоспециализированные идеи, реализованные для выполнения конкретных небольших задач. Такие примеры, скорее всего, малоинтересны для незнакомых с решаемой задачей людей. Кроме того, спокойное и ленивое времяпрепровождение располагает рассказать о чем-то более общем.

В современном мире любому человеку постоянно не хватает времени. Авралы и цейтноты не позволяют выключить голову, остановиться и подумать. Все жалуются на свою собственную неорганизованность. В связи с этим рушатся планы, портятся отношения, срываются проекты. То забудешь о какой-то важной встрече или совещании, то вовремя не позвонишь по телефону. Когда приходишь к необходимости планирования, кажется, что все в жизни должно упорядочиться и успокоиться. А еще ко всему прочему, ты же работаешь в сфере информационных технологий и кому, как не тебе, знать, какие IT-инструменты использовать для организации времени. Выбирается наиболее удобный электронный календарь из тысяч распространенных и не очень вариантов. Возможно, даже какой-то планировщик задач. Прочитаны книги по тайм-менеджменту. Даже пройдено несколько тренингов. Жизнь удалась. Все четко, всему свое время, швейцарские часы тикают размеренно. Даже если появляется что-то срочное и важное, требующее моментального решения, это никак не меняет привычный ритм жизни.

А после того как планирование стало неотъемлемой частью собственного существования, наступает время задуматься об эффективности. Каждый проект протекал бы качественнее, каждую задачу можно было бы решать гораздо быстрее, если бы необходимая информация была под рукой в нужное время. В любом деле самое главное – это организовать себя самого. Я долго не мог выбрать, каким образом организовать информацию в своей работе, хобби, личных и семейных делах. Вечно приходилось что-то куда-то записывать или держать в голове. В конце концов, такое положение мне стало надоедать. Куча папок на компьютере, куча бумажек, календари и списки задач. Когда возникла потребность привести в порядок весь этот heap, я стал изучать вопрос организации своих дел.

Такая задача оказалась более сложной для меня, чем организация времени. Хотя этому тоже посвящены книги, придуманы разнообразные методики. И вот приходит время заняться систематизацией собственных знаний. Опять прочитываются несколько книг и статей, на сей раз про организацию и хранение информации. Методик много, но как всегда на сто процентов не подходит ни одна. Наиболее близким мне руководством к действию оказалась «GettingThingsDone» Дэвида Аллена. Одна беда, инструменты, о которых писал Аллен, откровенно устарели. Невозможно представить себе современного человека, использующего целую бумажную картотеку, особенно, если этот человек работает в ИТ. А если попробовать вообще отказаться от бумаги? Все-таки на дворе двадцать первый век и информационные технологии позволяют обрабатывать сведения быстрее и удобнее, если они изначально представлены не в бумажном, а в электронном виде. Внимательно прочитав книгу, я задался вопросом, как мне это все автоматизировать.

Шесть критериев

Поиск достойного инструмента, автоматизирующего GTD, продолжался долго. Вот критерии, которым должна была удовлетворять программа или веб-сервис. Во-первых, сервис должен позволять реализовывать отдельную поэтапную работу с информацией согласно Дэвиду Аллену (сбор; обработка; организация; обзор; действия). Во-вторых, предусматривать гибко настраиваемое хранилище информации, которую можно было бы отнести к четырем классическим спискам (проекты; ожидание; возможно когда-нибудь; справочная информация). В-третьих, этот сервис должен быть бесконечно простым и удобным. В-четвертых, так как я пользуюсь сразу несколькими гаджетами и ноутбуком, сервис должен работать на всех этих устройствах, а лучше бы и на тех устройствах, которых у меня еще нет. В-пятых, сервис должен позволять хранить информацию в разных форматах (текст; ссылки; файлы; фото; аудио; видео; скриншоты) и обладать мощным внутренним поиском. И наконец, очень хотелось интегрировать в этом сервисе всю необходимую информацию, независимо от источника ее получения (e-mail; интернет-сайты и страницы; бумажные записи; аудио- и видеофайлы; RSS-потоки).

Мной было опробовано большое количество программ и сервисов, предназначенных для автоматизации GTD. Но в основном эти программы оказывались слишком сырыми и недоработанными либо слишком сложными. Эти продукты и сервисы отметались мной даже не успев прижиться на два-три дня. Но все-таки, наверное, не существует одного, пусть даже самого правильного или рекомендованного автором методики, готового сервиса, подходящего каждому. Кроме того, моя привычка настраивать любое решение для себя тоже подсказывала, что сложные программы, изначально разработанные для реализации методики от и до, по всем правилам и канонам, но при этом плохо кастомизируемые, мне не подойдут. В результате я пришел к самому простому решению из всех, которые видел, – Evernote.

Вероятно, не стоит здесь и сейчас подробно рассказывать, что такое GTD. Всегда можно обратиться к книге Дэвида Аллена – автора этой методики. В любом случае лучше, чем автор, рассказать не получится. Но основные принципы вспомнить все-таки стоит.

Не держать ничего в голове

Первый принцип – не держать ничего в голове, фиксировать и записывать всю информацию, которая может пригодиться. Evernote справляется с решением этой задачи превосходно. Один раз зарегистрировавшись в Evernote,я установил приложения на все устройства, которыми пользуюсь. Например, приложение для Android позволяет не только набирать текст, но и сохранять фотографии, а также записывать аудио и видео. Плагины Evernote существуют для всех популярных браузеров. Есть даже плагин для Skype, способный записывать разговор и отправлять запись в Evernote. А чего стоит веб-клиппер, интегрируемый в браузер, при помощи которого можно сохранять веб-страницу целиком и отправлять ее в Evernote. Или плагин EvernoteClearly, убирающий все лишнее из html и только после этого сохраняющий результат. Там же, где не оказалось плагина, интеграция моей информации завершилась настройками сервиса IFTTT. Этот бесплатный сервис позволил мне отправлять в EvernoteRSS-записи из GoogleReader, необходимые для сохранения письма из Gmail, связать мое хранилище информации с другими используемыми мной сервисами. Большим плюсом стало и то, что приложения, установленные на компьютере и мобильных устройствах, могут работать в офлайн-режиме, синхронизируя информацию при подключении к сети.

Второй, не менее важный принцип,– это разделение стадии сбора, обработки и организации информации. То есть вся информация в период ее сбора сваливается в некий inbox, а ее обработка и организация проводится с выбранной заранее периодичностью. В обработке inbox самое важное – регулярность. При этом в результате анализа и обработки данных любая заметка должна быть отнесена к какой-либо папке и решение по этой заметке должно быть окончательным. Соответственно, inbox в результате регулярной обработки информации становился пустым. Применяя это принцип для организации информации в Evernote, я оценил преимущества такого подхода и перестроил свой ящик электронной почты, повторив структуру тегов-папок в Evernote. С этого момента все inbox’ы стали подвергаться мной такой же обработке. Если вернуться к возможностям Evernote, следует заметить, что с ролью папок отлично справились теги и блокноты, а для получения списка необработанных заметок, то есть inbox, я использовал систему сохраняемых в аккаунте Evernote поисковых запросов. Мониторинг информации, хранящейся в Evernote можно делать с любого устройства, где он установлен или через веб-доступ к своему аккаунту. Это оказалось тоже очень удобно и просто.

Уникальность

Результатом двух или трехнедельной настройки нужных инструментов и привыкания к требованиям методики GTD, конечно же адаптированной к моей жизни, с использованием Evernote и целого набора сопутствующих инструментов, утилит, плагинов и сервисов, стала не только система хранения информации, полностью упорядоченная и обладающая возможностями поиска, но и новый, более эффективный способ ведения проектов как на работе, так и в личной жизни. Со стола исчезли бумаги. Поиск информации занимает секунды. Информация доступна на любом устройстве в необходимом объеме в нужный момент.

Сейчас мне трудно представить, как я раньше обходился без такой системы организации собственной информации. И хотя эта система далека от идеала и очень далека от классической «GettingThingsDone», я постоянно совершенствую ее, исходя из своих потребностей, стараясь далеко не уходить от первоисточника. Я уверен, что ноу-хау каждого человека как раз и заключается в тех изменениях, которые делают любую используемую им систему уникальной.