Вступить в Клуб Войти
Введите логин
Введите пароль
напомнить пароль

Игорь Мялковский, заместитель генерального директора по автоматизации, Тринити: «Страсти по документообороту»

11.05.2011

11 Мая 2011 года

Игорь Мялковский, заместитель генерального директора по автоматизации, Тринити: «Страсти по документообороту»

Все сложное — неправда!
Григорий Сковорода, украинский философ

Как обозначать документы автоматизированной системы? Редкий, но «вопрос вопросов» представителя заказчика. Внимание! Мы находимся исключительно в рамках самой скучной темы про сокращения и обозначения. Любому преподавателю, рассказчику, писателю или оратору: если в тему добавить страсти людей, в свое время имеющих отношение к идее/факту, или добавить свои искренние эмоции, особенно те, которые возникли при первом знакомстве с проблемой или вопросом, аудитория/читатель не уснет.

Именно эмоции (страсти) сопровождают историческое «преодоление сопротивление персонала» внедряемым изменениям. Но эмоции стареют, умирают вместе с людьми, а факты остаются и в отсутствии людей, и их страстей становятся скучными: они формализуются. Люди любят узнавать о происходящем в красках переживаний, «примеряя события на себя». Отсюда запрограммированный секрет успеха любого триллера: страсти по максимуму, даже небывальщина. Однако множество учителей (особенно в средних школах, впрочем, и в ВУЗах тоже) упрямо продолжают скучно рассказывать о фактах без эмоций, убивая инстинктивный интерес — двигатель науки — желание узнавать.

Можно, например, написать книгу, статью для сна, выбросив из нее все переживания людей, оставить только факты или их подобие. Аб ово (лат. «от яйца, т.е. с нуля) бесчувственные факты неинтересны: люди перестают обращать на них внимание, используют механически, подсознательно на уровне рефлексов. Например, люди рефлекторно избавляются от этой необходимости при оформлении реквизитов договоров. Никто не обратит внимания на уборщицу, трудящуюся в помещении в одно и то же время. Уборщица — человек–невидимка для офисных работников. Иногда этим пользуются преступники.

Загадочные аббревиатуры

Во множестве договоров в реквизитах добросовестные люди указывают, кроме адреса и банковских счетов, ОКПО, ОКОНХ, БИК, КПП, ИНН, ОГРН, ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД... Чем больше, тем лучше. У «разумного» нет предела. В бухгалтерских программах добавляют (видимо, для полноты ощущений) реквизиты свидетельства о постановке на налоговый учет, код налогового органа, регистрационный номер ПФР. Для переполнения тех же ощущений царящих хаоса и формализма реквизитов от себя добавим еще ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Кстати, можно и еще что-нибудь добавить, например ЕГРП, и еще, и еще. Получаем тошноту. Именно от нее добросовестные бухгалтеры избавляются, вписывая реквизиты по образу и подобию, потому что кто-то сделал когда-то так. Списываем (со времен школы) всегда то, что нам узнавать не хочется. Чиновники утверждают, что все это придумано для удобства… Но усвоить, чтобы вдумчиво использовать, такое разнообразие–безобразие, невозможно.

Не место заниматься расшифровкой. В интернете можно найти эти сокращения. Всезнайки считают, что «аббревиатуры» гораздо «умнее» и «русскоязычнее». Неперевариваемое множество реквизитов — порождение разрозненности баз данных государственных органов, отсутствия единого стандарта в обозначении документов. Все эти сокращения, в сущности, все об одном и том же в условиях, когда одно и то же воспринимается разными людьми разных ведомств по-своему. В каждом обозначении каждый, кто его придумал, — главный. Каждый свое удобство понимает сам, навязывая его остальным. Удобно навязывать удобство сверху вниз, особенно удобно, когда сам это «удобство» не пробуешь. Последователи и подчиненные понимают такое удобство по инерции ведомственного принципа. Создание очередной госкомиссии по контролю чего-то приводит к появлению нового сокращения. Так было в России всегда или не всегда? Вопрос к историкам. Вместе с тем, все эти реквизиты — следствия множества исторических фактов так называемой «многотрудной законотворческой деятельности», в свое время чьих-то инициатив, чьей-то борьбы за светлые идеалы, за справедливость, за то, чтобы по Конституции народу жилось лучше: «о народе пора подумать».

Почему у человека требуют паспорт? Его трудно подделать…Реквизитов много. А взглянуть внимательно в глаза и поверить на слово нельзя. Есть опасность увидеть Красоту, Зло, Человека, сблизиться с ним на опасное расстояние, поддаться его влиянию. Опасно: протокол обмена информацией между людьми не защищенный. Опасно иметь мало реквизитов… Опасно за себя перед теми, кто выдумал реквизиты и аббревиатуры. Опасно не заработать за опасность.

Вдумчивый человек прочтет больше, чем написано. И при этом будет понимать, что написано далеко не все. Опять умное слово — авгезия (отсутствие вкусовой чувствительности) к сухим терминам возникает, но всегда вне рассказчика или писателя. Этот, что бы ни рассказывал, всегда переживает. Потому ему-то самому никогда, когда все остальные уже спят, самому спать не хочется.

Проза жизни

«Ответственным» покупателям иногда требуется, например, сервер или систему хранения данных сопроводить документацией. Это может быть руководство по эксплуатации (или инструкция пользователю), технический паспорт, ну и обычный для таких случаев (кстати, дословно) «комплект оригиналов юридически правильно оформленных отгрузочных документов»:
  • гарантийный талон;
  • счет;
  • счет-фактура; 
  • товарная и транспортная или товарно-транспортная накладная;
  • путевой лист для легкового или грузового автомобиля (в зависимости от того, кто доставляет и доставляет ли).
Все перечисленное так обыденно, что, оказалось, не все продавцы могут перечислить, каким он, этот самый комплект, должен быть. Предлагаю проверить.

Так как же правильно обозначить документ (руководство или инструкцию), если решились соблюдать ЕСПД (ГОСТ 19) или КСАС (ГОСТ 34) и если клиент очень просит?

Наука управления проектами навязчиво требует детально в инструкциях описывать заведение документов и отчетов, их категорирование, даже точное предварительное описание документооборота, заранее описать роли сотрудников в проекте. В машинописно-бумажные времена документы обозначали для ведения архива. В наше время может попасться клиент–бюрократ. Естественно, не он сам. Сам он хороший и уважаемый нормальный человек, а вот его начальники и ряд других лиц… Но целый ряд, других, то есть лиц, нам заранее не известных, влияющих на нашу деятельность из далека, в полной безопасности. До времени…

Сетевым администраторам или, как они себя иногда называют, системным инженерам такая документация не нужна!

Если фирма проектирует объекты автоматизации (центры обработки данных), разрабатывает много программ или систем, технической документации у нее накапливается достаточно. И (страстно!) хочется каждый документ снабдить уникальным номером —  «обозначить по регулярным правилам российских стандартов», поступить так, как подсказывает, вместо того, чтобы сказать прямо, совесть, т.е. по закону. Известная «проверка на вшивость»: спросить в ответ у такого «ответственного» клиента-бюрократа, ведет ли он архив технической документации. Подводный камень: если архив есть, он давно электронный. В таком архиве, как в любой базе данных, номера автоматически присваиваются. А это значит, заказчику новый, еще один номер продавца не нужен, у него он уже есть свой. А для бумажного архива нужен. Допустим, у клиента бумажный архив. Но обозначение документа продавцом покупателя только собьет с толку. Себе дороже учитывать не проклассифицированные случайные номера. Допустим еще раз, все-таки номер нужен.

Тогда формат обозначения по ГОСТ 34.201-89 в оригинале выглядит не очень наглядно:
  |___________|. XX. XX. X- X. M

Возможно, потому и не пользуются ГОСТом наши люди, то есть те, «которые в булочную на такси не ездят».  RuGost в Интернете предложил воспользоваться аналогичным форматом технологического документа, привязанным к количеству знаков обозначения. Вероятно, и эти люди пользуются этой своей формой через силу. Не получается легко применить их обозначения. А как на практике? ГОСТированное количество знаков перестало быть актуальным. Поэтому здесь формат еще упростим для наглядности и понимания. Каждый знак может состоять из нескольких позиций кода:

A.B.C.с.D.E.F-G.M

Так вот получилось. «Не корысти ради, а волею пославшей меня матушки»… Расшифровка букв в таблице 1.

Обозначение / Значение

A    Код организации–разработчика системы
Договорившись внутри организации, на выбор можно использовать или ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций, т.е. юр. лиц) или ИНН — идентификационный номер налогоплательщика. ИНН относится как к юр. лицам, так и физ. лицам. Что лучше? ОКПО содержит 8 знаков. ИНН — 10. Можно было бы использовать и КПП — код причины постановки. У этого 9 знаков. Но он вторичен: его можно рассчитать даже на калькуляторе, зная ИНН. В системах «1С» так и делается. Самый новый и «самый уникальный», удобный для идентификации, получения и использования — ИНН. Вероятно, не просто по иронии его судьбы в его штрих коде содержится «число зверя» — 666! Страстей, которые сопровождали внедрение ИНН для народа, с избытком. Они кипящие. Вот он, оказывается, какой этот удобный ИНН! О нем особо после.

B    Код типа системы (ее части)
В наше время обычно указывают код типа системы по Общероссийскому классификатору продукции (ОКП): 42 5000 «Программно-технические комплексы для автоматизированных систем». Дальше, после таблицы, есть небольшая выписка для удовольствия представления формы этого ОКП и для примера, как же все-таки выбрать код типа системы.

C    Регистрационный номер автоматизированной системы или ее части
Допустим, разработчик организовал учет выпускаемых автоматизированных систем и присваивает им регистрационные номера в соответствии с требованиями ГОСТ 34: системы нумерует по типам. Чем нумеровать 1000 однотипных автоматизированных систем, ГОСТом 34.201-89 не предусмотрено. В Инетернете видно: многие с этой «бедой» сталкиваются. Можно, если очень хочется, добавить номер по порядку системы внутри каждого типа. Например, «С.с» внутри типа «С» — уже за рамками стандарта. Разделителем можно оставить точку. Можно сделать пробел, потому что следующим знаком будет обязательно буква. Да, номер внутри типа не по стандарту, но в соответствии с 184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании». Великое благо, что российские законы противоречат друг другу. Этот закон использование ГОСТ делает добровольным. Если что, не привлекут… А для практики такого формата достаточно. Кстати, это редкий случай российского законодательства, когда исполнение закона — дело добровольное. Прослеживается влияние рекомендательного характера западных стандартов: «хотите — делайте, хотите — нет». Свобода порождает творчество, созидание и расцвет. Закручивание гаек — смерть системы. Кто-то в свое время поэтому отказался от рабства.

D    Код (типа) документа по ГОСТ 34.201-89

E    Номер документа одного наименования
Допустим, у вас в комплекте документации три руководства трех разных функциональных ролей: «руководство администратору», «руководство пользователю», «руководство по установке и подключению». Соответственно, номера по порядку 01, 02 и 03, т.е. начиная с единицы согласно ГОСТ. Другие правила данного обозначения (по дате выпуска документа, по названиям в алфавитном порядке или как-нибудь иначе) ГОСТом не уточняются. Если предусмотрено иметь документ всего одного типа, позиция пропускается.

F    Номер версии документа
На утвержденном документе номер версии пишется под названием документа, например,
«КРАСИВОЕ НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА» Версия 1.2
Мировая практика: процесс доработки, рецензирования и согласования документа при коллективной разработке может сопровождаться номерами подверсий: 1.1, 1.2, 1.3. Новая версия, например 2.0, присваивается новому утвержденному варианту документа. Иногда приходится сохранять предыдущие версии, чтобы иметь возможность взглянуть, как было до того, когда стало все плохо. Согласно ГОСТ 34.201-89 номера присваивают версиям или редакциям, начиная со второй. Для первой версии соответствующая позиция F пропускается. Точку в качестве разделителя здесь уже использовать неудобно. Поэтому, если очень хочется увидеть в обозначении номер подверсии, то можно в соответствии с законом «О техническом регулировании» воспользоваться негостированным символом: 2/1 с последующим пробелом или разделять подверсии от версии дефисом: 2-1. В практике же номера подверсий в обозначении документа, как правило, не используют. Номер подверсии есть на титульной странице документа. И его там хватает на всех.

G    Номер части документа
Документ можно делить и поставлять клиенту-заказчику по частям. Например, тогда, когда требуется документ использовать фрагментарно: он стал большим, и по частям его удобно читать или переплетать. Если документ не разделен на части, позицию G в обозначении лучше пропустить. По ГОСТ этот знак — единственный, который отделяется от основного формата дефисом.

M    Имеется копия документа на машинном (небумажном, электронном, магнитном) носителе и его номер

В официальном документообороте РФ применяются пока бумажные документы. И до электронного документооборота с трудно вообразимым пока атрибутом — электронной цифровой подписью — пока далеко. К обозначению (именно копий) документов на машинных носителях добавляют букву M. Возможно, разработчики стандарта имели в виду не столько «машинный», сколько магнитный носитель — дискету или магнитную ленту. ЭЦП на сервисах АНК с системой «КриптоПро» широко распространенной пока назвать нельзя.

Если заказчик потребует листинг программы (документ, предусмотренный ЕСПД), можно лениво в дополнение к комплекту бумажных документов предоставить ему компакт-диск, обозначив его замечательной буквой M. Пусть думает, что хочет.
Таблица 1. Расшифровка обозначений по ГОСТ 34.201-89

Разберем на примере

Если системный администратор спит на работе, значит, он хорошо работает. Обозначим «Руководство администратору WEB-конфигуратора». WEB-конфигуратор разработали впервые в компании «Тринити»:  А = 7802114622.
Код типа системы «В» выбираем из списка 425000 «Программно-технические комплексы для автоматизированных систем», выписка из которого имеется в приложении. По условию подходят (оба правильные) коды 425530 — ПТК для автоматизации обмена данными с использованием глобальной вычислительной сети, и 42750 — ПТК для автоматизации обработки информации в непромышленной сфере (торговле). Выбор может быть ориентировочным, близким к какому-нибудь по ОКП. Выбираем из таблицы ОКП (далее по тексту): В = 42750.

Пусть WEB-система по порядку разработки типов: С = 101 (так много типов не бывает!), а порядковый номер конфигуратора данной системы c = 07. Следующим символом будет всегда буква. Поэтому в качестве разделителя «С.с» можно поставить точку.
В соответствии с ГОСТ 34.201-89 код «Руководства администратору» D = И3. Для примера, технологическая инструкция имеет код D = И2, а общее описание системы D = ПД.

Справедливо по последовательности разработки документов присвоить номер документа данного наименования «Руководства и инструкции»: Е = 01.

Пусть документ утвержден в версии F = 2 после трех согласований, и все их необходимо хранить, чтобы посмотреть, кто какие корректировки вносил. Тогда F = 2.3.

Было бы лучше для ГОСТа, если бы номера подверсий разделялись запятой или другим знаком, не точкой. По очевидным причинам, гостированная точка-разделитель сильно мешает увидеть номер подверсии. Но ГОСТом другие знаки обозначения не предусмотрены. Поэтому лениво пользуемся противоречиями российского законодательства, т.е. по закону «О техническом регулировании»: 2/3. Можем, кстати, вообще не писать 3. Оставить только двойку.  А номер подверсии останется под «красивым названием».

В каждой из трех подверсий должен быть лист регистрации изменений с описанием того, кто, когда и почему это изменение внес. Предположим, мы имеем дело с четвертой частью данного документа: G = 4. А если заказчику нужен листинг программы к данному документу, то он получит M = 1. И эту букву мы предложим клиенту на сопроводительном CD.

Получилось обозначение нашего замечательного руководства администратору WEB-конфигуратора по ГОСТ 34.201-89:
7802114622. 42750.101.07.И3.01.2/3-4
Или без номера подверсии:
7802114622. 42750.101.07.И3.01.2-4
Про номер подверсии клиент узнает из титульной страницы.
И для листинга программы соответственно:
7802114622. 42750.101.07.И3.01.2-4.1

Круто! Для «непосвященного» администратора–пользователя конфигуратором выглядит оптимистично!

Продолжение следует


Игорь Мялковский

Управляющий по взаимодействию с ВУЗами и отраслевыми учебными центрами

Другие публикации Игорь Мялковский